Cara mengatur dan menyimpan dokumen penting di rumah

Selamat! Anda telah membeli rumah, menjadikan Anda pemilik bangga dari sebuah real estat dan tumpukan dokumen untuk digunakan.

Dari awal pencarian rumah Anda hingga hari penutupan, perjalanan pembelian rumah Anda menciptakan trail breadcrumb dari formulir, surat, laporan, perjanjian, kontrak, dan dokumen lainnya. Dan persediaan dokumen yang terus berkembang ini tidak meruncing setelah Anda mendapatkan kuncinya.

Kepemilikan rumah berarti aliran yang tak ada habisnya dari segala sesuatu mulai dari manual operasi alat baru hingga izin untuk pekerjaan renovasi di masa depan, yang semuanya perlu disimpan dengan aman sehingga Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda cari, dengan mudah dan tanpa stres.

Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apakah Anda bisa pergi tanpa kertas dan menyimpan beberapa dokumen saja secara digital. Penyimpanan digital adalah cadangan yang baik untuk dokumen penting. Lebih mudah untuk mencari file komputer Anda dengan nama untuk menemukannya dengan cepat. Tetapi Anda masih harus menyimpan salinan asli dari sebagian besar dokumen Anda.

Pindai catatan keuangan, pengembalian pajak, kontrak, tagihan dan tanda terima dan bahkan dokumen pribadi utama seperti paspor dan sertifikat kelahiran dan kematian untuk memiliki salinan yang mudah diambil. Tetapi begitu Anda menyimpan salinan digital ini di cloud, hard drive eksternal atau DMS (sistem manajemen dokumen), Anda masih harus dengan aman mengajukan dan menyimpan aslinya.

Untuk menghindari tenggelam di sungai kertas, atur sistem untuk mengatur dan menyimpan dokumen penting sebagai bagian dari penyelesaian rumah baru Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk Anda mulai.

Di halaman ini

• Kumpulkan dokumen penting Anda
• Siapkan sistem pengarsipan
• Pilih di mana dan cara menyimpan dokumen Anda
  • Kotak Bankir
  • Tempat sampah plastik
  • Lemari arsip
  • Kotak aman atau kunci rumah

Kumpulkan dokumen penting Anda

Langkah pertama mungkin yang paling membosankan, tetapi juga yang paling penting - dapatkan semua dokumen Anda di satu tempat sehingga Anda dapat mengajukan dan menyimpannya dengan aman. Contoh jenis catatan terkait rumah dan kertas lain yang harus Anda kumpulkan termasuk:

• Perjanjian Agen Pembeli;

• Persetujuan pembelian;

• Addenda, amandemen atau pengendara;

• Pengungkapan Penjual;

• Laporan Inspeksi Rumah;

• Pengungkapan penutupan;

• Polis asuransi judul;

• Akta properti;

• Perjanjian hipotek;

• Jaminan rumah dan produk untuk sistem seperti pemanas air, tungku dan peralatan utama;

• Manual operasi sistem dan alat;

• Rencana konstruksi dan izin untuk setiap renovasi masa lalu;

• Penyewaan dan kontrak yang dapat ditransfer dari penjual, saya.e. sewa sistem energi matahari;

• Kontrak Layanan dan Kwitansi untuk Perawatan Rumput, Pemeliharaan Pool, dll.

Selama Anda mengumpulkan dokumen penting dari pembelian rumah untuk mengatur dan mengajukan, pertimbangkan untuk mengambil kesempatan ini untuk mengumpulkan dokumen lain yang mungkin ingin Anda simpan di tempat yang aman dan mudah diakses. Inilah daftar periksa yang bagus:

• Sertifikat kelahiran dan kematian;

• Lisensi pernikahan;

• Kartu Jaminan Sosial;

• Paspor;

• Wasiat;

• Rekam medis;

• Polis asuransi;

• Dokumen mobil;

• Dokumen kartu kredit;

• Dokumen investasi;

• Dokumen pinjaman;

• Catatan perbankan;

• Catatan pajak;

• Transkrip dan diploma;

• Tagihan dan tanda terima bulanan.

Siapkan sistem pengarsipan

Setelah Anda mengumpulkan semua pembelian rumah dan dokumen lain di satu tempat, luangkan waktu untuk memilah -milahnya. Bagilah mereka menjadi tumpukan berdasarkan urutan kepentingan, dengan hal -hal seperti akta kelahiran, kartu jaminan sosial dan perbuatan properti mengambil catatan teratas dan catatan pajak lama dan transkrip yang diatur ke samping.

Kemudian perhatikan dengan saksama pegunungan kertas dan robek prioritas rendah ini dan aduk apa yang Anda bisa untuk menghilangkan kekacauan. Dokumen yang telah diperlebihankan sambutannya meliputi:

• Laporan bank cetak yang berusia lebih dari tiga tahun;

• Laporan Kartu Kredit (pertahankan yang terkait dengan pembelian besar untuk bukti pembayaran);

• Pengembalian pajak yang berusia lebih dari tujuh tahun;

• Tagihan dan kwitansi yang berusia lebih dari tiga tahun;

• Kontrak, kebijakan, jaminan, dan sewa yang kadaluwarsa.

Tumpukan dokumen yang Anda dapatkan sekarang dapat diatur dengan cara yang membuat menemukan dokumen tertentu di masa depan cepat dan intuitif. Ini mungkin abjad atau kronologis, meskipun kebanyakan orang menemukan bahwa mengajukan dokumen berdasarkan subjek paling masuk akal. Jadi catatan pribadi semua masuk dalam satu file, catatan perbankan di yang lain, dokumen pembelian rumah di sepertiga, dan sebagainya.

Pertimbangkan mengadopsi sistem kode warna untuk mengelompokkan dokumen terkait. Dengan sistem ini, Anda dapat menemukan kategori umum dokumen yang Anda cari sekilas tetapi hindari masalah over-breffing satu folder file tunggal dengan ratusan lembar kertas.

Tetapkan warna primer ke kategori file (merah untuk rumah, misalnya), dengan dokumen terpenting dalam kategori itu di folder paling terang (Laporan Inspeksi Rumah, Akta Properti). Kemudian hancurkan kategori dengan mengajukan dokumen sekunder tetapi terkait dalam folder dengan warna yang berbeda dengan warna yang sama (pink untuk jaminan, manual operasi dan kontrak layanan, misalnya).

Ingatlah bahwa semakin banyak Anda memecah sistem Anda menjadi kategori dan subkategori, semakin sedikit waktu yang memakan waktu dan membuat frustrasi proses melacak dokumen tertentu akan di masa depan akan terjadi di masa depan. Untuk melacak sistem Anda, buat indeks file sederhana dengan daftar konten untuk lebih memastikan bahwa Anda tidak akan salah mengacaukan atau mengacaukan dokumen penting apa pun.

Pilih di mana dan cara menyimpan dokumen Anda

Anda mungkin tergoda untuk menumpuk file Anda di dalam kotak dan menyelipkannya di sudut loteng atau ruang bawah tanah. Perlu diingat bahwa banyak dokumen penting sulit dan mahal untuk diganti jika rusak oleh air, panas atau hewan pengerat.

Sebaliknya, temukan tempat di ruangan dengan suhu yang relatif konstan yang tidak rentan terhadap banjir, panas ekstrem atau dingin atau hama. Kantor rumah, lemari penyimpanan atau bahkan di bawah tempat tidur bekerja dengan baik.

Ada sejumlah wadah yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan dokumen penting di rumah, dari kotak bankir sekolah tua hingga brankas api. Berikut adalah empat sistem penyimpanan yang mungkin cocok untuk Anda:

Kotak Bankir

Solusi paling sederhana tetapi paling tidak aman, kotak bankir hanyalah kotak kardus yang dirancang untuk menahan folder file. Ini termasuk tutup yang kokoh dan menangani lubang untuk akses dan rak yang mudah.

Meskipun kotak bankir adalah metode penyimpanan yang hemat biaya dan tidak rumit, kardus tidak akan melindungi dokumen dari kebakaran, air atau hewan pengerat, dan tidak ada cara untuk mengunci kotak untuk menjaga dari pencurian. Anda dapat menggunakan kotak bankir untuk kertas prioritas rendah, tetapi dokumen Anda yang lebih penting harus disimpan dalam wadah yang lebih aman.

Tempat sampah plastik

Seperti kotak bankir, tempat sampah plastik sederhana adalah cara yang murah dan mudah untuk menyimpan dokumen pribadi prioritas rendah. Tempat sampah plastik dibuat untuk ditumpuk, jadi ini bisa menjadi solusi yang nyaman saat Anda memiliki sejumlah besar file dan ruang terbatas. Meskipun metode penyimpanan ini menawarkan perlindungan terbatas dari banjir dan hewan pengerat, itu bukan fireproof dan tidak dapat dikunci.

Lemari arsip

Lemari arsip rumah datang dalam berbagai gaya agar sesuai dengan dekorasi interior rumah Anda dan dapat memuat sejumlah besar file di beberapa laci. Anda dapat memilih model dengan kunci untuk beberapa perlindungan terbatas terhadap pencurian, dan beberapa jenis lemari arsip tahan panas jika terjadi kebakaran.

Lemari arsip adalah solusi yang sangat baik untuk semua kecuali dokumen pribadi Anda yang paling penting dan sulit diganti. Namun, dalam kasus banjir, dokumen yang disimpan di laci terendah dapat mengalami kerusakan air.

Kotak aman atau kunci rumah

Metode paling aman untuk menyimpan dokumen penting Anda di rumah adalah di dalam kotak aman atau kunci rumah yang tahan api dan tahan banjir. Anda dapat memilih kotak kunci kecil untuk menyimpan dokumen prioritas tertinggi Anda - akta kelahiran dan nikah, paspor, kartu jaminan sosial, Will and House DEED - dipasangkan dengan kabinet arsip rumah yang terkunci untuk dokumen yang tersisa.

Tidak peduli metode penyimpanan mana yang Anda setujui, pastikan untuk mencadangkan salinan semua dokumen pribadi dan terkait rumah Anda yang penting secara digital. Simpan di cloud, di USB flash drive yang disimpan di kotak deposito, atau dengan pengacara atau teman tepercaya.