Praktik terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan

Komunikasi adalah salah satu komponen utama dalam memastikan pelanggan dan kontraktor senang dengan hasil proyek. Proyek konstruksi dapat berubah dengan cepat karena kemajuan dibuat, dan cegukan diharapkan di sepanjang jalan. Akibatnya, komunikasi antara kedua belah pihak sangat vital.

Profesional konstruksi yang cerdas tahu bahwa berkomunikasi secara efektif dengan pelanggan dan menjaga mereka diperbarui dapat mencegah kesalahan mahal, meningkatkan peluang bisnis yang berulang dan mengarah pada keuangan yang lebih baik secara keseluruhan untuk perusahaan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik bagi kontraktor saat berkomunikasi dengan pelanggan.

Di halaman ini

• Menetapkan tujuan dan harapan yang jelas
• Menetapkan satu jalur komunikasi
• Gunakan perangkat lunak konstruksi
• Gunakan pemecahan masalah proaktif
• Terus beri tahu pelanggan
• Video populer

Menetapkan tujuan dan harapan yang jelas

“Komponen paling penting saat berkomunikasi dengan pelanggan Anda adalah memastikan bahwa Anda berdua di halaman yang sama sebelum proyek dimulai,” kata Nick Miller, seorang kontraktor konstruksi rumah dari kontraktor yang tidak dapat melakukannya.

“Salah satu cara untuk memastikan Anda berdua fokus pada tujuan yang sama adalah dengan menjadwalkan pertemuan pra-konstruksi di mana Anda membahas materi, garis waktu, dan tujuan proyek. Dengan memastikan bahwa Anda dan klien memiliki garis besar tentang bagaimana proyek akan dilanjutkan dan apa tujuannya, Anda mengatur diri Anda untuk sukses."

Menetapkan harapan dengan pelanggan Anda adalah kuncinya, kata Rachel Street, pembawa acara TV Kebangkitan Philly dan Presiden Hestia Construction, LLC.

"Anda harus memberi tahu klien Anda bagaimana Anda berharap menemukan lokasi kerja bahkan sebelum Anda mulai," katanya.

“Kami semua pernah ke sana: Anda muncul untuk demo dan menemukan bahwa klien tidak pernah menghapus furnitur dan barang -barang mereka. Penting untuk mengatasinya bahkan sebelum Anda mulai dengan menempatkan ketentuan dalam kontrak Anda bahwa klien harus menghapus semuanya sebelum Anda mulai. Jika tidak, Anda akan membebankan biaya untuk memindahkan barang untuk mereka dan Anda tidak bertanggung jawab atas kerusakan apa pun yang tersisa di lokasi."

Dengan menetapkan harapan dan pedoman di awal, Anda membantu mencegah kejutan yang tidak disukai untuk kedua belah pihak.

Menetapkan satu jalur komunikasi

Pada proyek apa pun, tunjuk satu orang sebagai kontak utama pelanggan. Alissa Thompson, wakil presiden Cornerstone Managing Partners, sebuah perusahaan manajemen konstruksi, mengatakan, “Salah satu hal yang paling membuat frustrasi untuk klien tidak tahu siapa yang harus dihubungi atau memiliki sesuatu yang mereka katakan kepada satu orang tidak dibagikan dengan orang lain. Biasanya ada beberapa orang yang terlibat dalam suatu proyek dan dengan memilih satu titik kontak, Anda menghindari miskomunikasi antara Anda dan klien."

Street menambahkan, “Saya menulis ke dalam kontrak saya bahwa semua komunikasi mengenai pekerjaan harus melalui saya secara langsung dan tidak melalui karyawan atau subkontraktor saya. Ini adalah poin yang sangat penting karena kadang -kadang klien dapat berbicara dengan karyawan tentang pekerjaan tambahan atau perubahan tetapi tidak pernah dikomunikasikan kepada Anda. Hal termudah adalah memberi klien satu titik kontak yang bertanggung jawab untuk menangani semua masalah mereka, apakah itu Anda atau orang lain yang Anda tunjuk."

Gunakan perangkat lunak konstruksi

Anda dapat menemukan perangkat lunak untuk membantu Anda melakukan apa saja di industri konstruksi. Anda dapat menggunakannya untuk mengesankan pelanggan Anda dan memenangkan proyek, membuat estimasi yang akurat tentang penawaran Anda, dan memberi informasi kepada pelanggan tentang kemajuan proyek mereka.

“Teknologi ada untuk digunakan untuk keuntungan kami,” kata Thompson. “Sementara sketsa dan cetak biru dulu cukup, harapan klien jauh lebih tinggi sekarang. Berikan rendering 3D proyek pada awalnya untuk benar -benar membuat klien Anda memukau dan membantu mengamankan proyek. Sentuhan kecil ini akan menjadi apa yang membedakan Anda dan memastikan klien sepenuhnya memahami bagaimana semuanya akan terlihat.

“Juga, ambil foto seiring kemajuan semuanya. Ini sangat bagus jika klien Anda tidak ada di daerah tersebut dan memungkinkan mereka melihat secara langsung bagaimana keadaannya."

Menambahkan Miller: “Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek konstruksi seperti Buildertrend atau Procore, kita tidak hanya membuat hidup lebih mudah bagi diri kita sendiri tetapi juga membantu menunjukkan kepada pelanggan bagaimana suatu proyek berkembang. Dengan jenis perangkat lunak konstruksi ini, kami dapat membuat profil di mana pelanggan kami dapat melihat kemajuan yang dibuat untuk pekerjaan mereka dan melihat pembaruan visual di dalamnya. Mereka tidak harus mengambil kata -kata kita untuk itu, mereka dapat dengan mudah melihatnya sendiri, memberi mereka ketenangan pikiran."

Gunakan pemecahan masalah proaktif

Jennifer Fiorenza, direktur proyek untuk TheEnglishContractor, menyarankan, “Jangan khawatir dalam komunikasi. Jika dan ketika suatu masalah muncul, dekati klien dengan solusi yang dipikirkan dengan baik, bukan hanya masalah."

Fiorenza mengenang proyek rumah di mana para pekerja memperhatikan tungku akan keluar. "Itu menambah biaya besar untuk proyek yang sudah luas," katanya. “Namun, kami tidak hanya mendekati pelanggan dengan berita bahwa ada item baris besar untuk ditambahkan ke anggaran, tetapi memiliki rencana untuk memindahkan tungku dari lantai pertama ke ruang bawah tanah, dan mengubah ruang utilitas lama menjadi kamar untuk anjing pelanggan. Kami dapat menggunakan beberapa lantai dan bahan tambahan dari dapur dan kamar mandi untuk melengkapi ruang anjing baru, jadi tidak memerlukan lebih banyak investasi dari pelanggan kami.

“Memikirkan solusi potensial di luar masalah besar yang telah kami identifikasi berjalan jauh. Pelanggan kami melihat bahwa kami pemecah masalah dan di sana untuk membantu mereka, bukan hanya untuk menghasilkan uang."

Terus beri tahu pelanggan

Di dunia konstruksi di mana hal-hal dapat berubah setiap hari, menjaga pelanggan Anda mutakhir adalah kunci untuk menjaga hubungan yang kuat dengan mereka. Jika mereka memiliki masalah atau keluhan, komunikasi rutin membantu menghindari perubahan drastis dalam persyaratan di kemudian hari.

“Proyek kami dikelola oleh direktur proyek, yang tetap berhubungan terus -menerus dengan pemilik rumah selama proses pembangunan, terus memberi tahu mereka setiap langkah,” jelas Fiorenza. “Proyek perbaikan rumah bisa mengganggu dan membuat stres. Kami suka melakukan semua yang kami bisa untuk memastikan pemilik rumah kami merasa nyaman. Pada akhir setiap minggu, setiap pemilik rumah menerima email pembaruan yang mencakup semua pekerjaan yang diselesaikan minggu itu, masalah yang luar biasa, dan langkah selanjutnya."